Problemlösung · Verträge und Rechnungen
Rechnung oder Vertrag ist nicht final
Wie du Entwurfsstatus bei Rechnungen und Verträgen einordnest und den jeweils richtigen nächsten Schritt findest.
Kurzantwort
Ein Rechnungsentwurf ist noch bearbeitbar und kann nach vollständiger Prüfung finalisiert werden. Einen Vertragsentwurf prüfst du und gibst ihn mit Bereit zur Unterschrift frei. Damit bleibt die geprüfte Fassung erhalten. Diese technische Freigabe ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Vor Druck oder Versand prüfen
- richtige Organisation und Stammdaten
- richtiger Kunde
- richtiges Fahrzeug
- richtige Steuerart oder Vertragsart
- Positionen, Betrag und Datum
- Druckvorschau ohne fehlende Pflichtdaten
- interner Status, zum Beispiel Bereit zum Prüfen
Wenn es eine Rechnung ist
Prüfe zuerst, ob der Status noch Entwurf ist. Dann kannst du die Rechnung bearbeiten und die Druckvorschau kontrollieren. Wenn alle Pflichtdaten stimmen, nutzt du Finalisieren oder Finalisieren & senden. Danach ist die Rechnung festgeschrieben und nicht mehr normal bearbeitbar.
Ist eine finale Rechnung falsch, verwende Stornieren und bei Bedarf anschließend Korrigierten Entwurf erstellen. Ändere oder lösche die Ursprungsrechnung nicht.
Die Finalisierung erzeugt eine finale PDF-Rechnung. Strukturierte E-Rechnung, PDF/A und DATEV-Export sind nicht enthalten.
Wenn es ein Vertrag ist
Verträge können als Verkauf, Ankauf oder Kommission vorbereitet werden. Prüfe die Vorschau samt Bedingungen und Anlagen, wähle Bereit zur Unterschrift und öffne danach Vertrag öffnen. Lade die vollständige unterschriebene Datei mit Unterschrieben hochladen hoch.
Eine freigegebene Fassung lässt sich nicht wie ein Entwurf überschreiben. Für Änderungen nutze Neuen Entwurf erstellen; die bisherige Fassung bleibt bestehen. Bei älteren unterschriebenen Verträgen öffnest du die tatsächlich abgelegte Originaldatei. Der Vertragsablauf erklärt die Schritte.
Wenn etwas fehlt
Gehe zur Quelle zurück: Fahrzeugakte, Kundenakte oder Lead. Oft fehlt nicht der Entwurf selbst, sondern ein sauberer Bezug, eine Stammdatenergänzung oder bei Rechnungen eine Pflichtangabe für die Finalisierung.