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Anleitung · Verträge und Rechnungen

Vertragsentwurf erstellen

So bereitest du Verkaufs-, Ankauf- oder Kommissionsverträge vor und bindest bei Bedarf einen dokumentierten Fahrzeugzustand ein.

Kurzantwort

AutohausPilot kann Vertragsentwürfe für Verkauf, Ankauf und Kommission vorbereiten. Bei Verkaufsverträgen übernimmt der Entwurf die bestätigte Verkaufssteuerart des Fahrzeugs. Eine zuvor archivierte Zustands-PDF kannst du bei Bedarf als Anlage aufnehmen. Vor Unterschrift prüfst du die vollständige Fassung und gibst sie mit Bereit zur Unterschrift frei. Die verwendeten Vorlagen und Vereinbarungen musst du weiterhin fachlich und rechtlich prüfen.

Wann brauchst du das?

Wenn aus einem Fahrzeug oder Lead ein Vertragsentwurf entstehen soll.

So gehst du vor

  1. Öffne das passende Fahrzeug oder den passenden Lead.
  2. Prüfe bei einem Verkauf am Fahrzeug die Steuerart beim Verkauf. Solange dort Noch prüfen steht, kann AutohausPilot keinen Verkaufsvertragsentwurf erzeugen.
  3. Starte Vertrag erstellen.
  4. Wähle Typ und prüfe Kunde, Fahrzeug und bei Verkauf die übernommene Steuerart.
  5. Ergänze Pflichtdaten und optionale Druckangaben.
  6. Entscheide bei einem vorhandenen Zustandsbericht getrennt, ob die Zustandsanlage in den Vertrag aufgenommen werden soll und ob vorgesehene Ein-Jahres-Begrenzungen verwendet werden sollen.
  7. Speichere den Entwurf und prüfe die Vorschau einschließlich Bedingungen und Anlagen.
  8. Wähle Bereit zur Unterschrift und bestätige die Freigabe. Damit wird diese Fassung festgehalten und vor weiteren Änderungen geschützt.
  9. Öffne Vertrag öffnen, drucke die freigegebene Fassung und lasse sie unterschreiben.
  10. Wähle Unterschrieben hochladen und lege den vollständigen unterschriebenen Vertrag als PDF oder Scan ab.

Später wieder öffnen oder etwas ändern

Vertrag öffnen zeigt nach der Freigabe die gespeicherte Fassung. Spätere Änderungen an Kundenadresse, Fahrzeug oder Vorlagen verändern diese Fassung nicht. Die unterschriebene Datei findest du separat unter Signierte Dokumente; auch sie bleibt erhalten und geschützt. Prüfe beim Hochladen selbst, dass Datei und freigegebene Fassung zusammengehören. Ein automatischer inhaltlicher Abgleich findet nicht statt.

Für eine Änderung wählst du Neuen Entwurf erstellen. Prüfe diesen neuen Entwurf vollständig, bevor du ihn erneut zur Unterschrift freigibst. Der bisherige Vertrag bleibt bestehen; ein neuer Entwurf ändert keine bereits getroffene Vereinbarung automatisch.

Bei älteren bereits unterschriebenen Verträgen ist die damals abgelegte unterschriebene Datei maßgeblich. Es wird nicht nachträglich eine vermeintliche Originalfassung aus heutigen Stammdaten erzeugt. Fehlt die unterschriebene Datei, lege das tatsächlich vorhandene Original ab.

Zustandsanlage verwenden

Erstelle den Zustandsbericht zuerst in der Fahrzeugakte. AutohausPilot archiviert dabei eine unveränderliche PDF mit eigener Referenz und Prüfsumme. Im Vertragsentwurf kannst du diese konkrete Fassung anschließend als Anlage auswählen. Nur Nachweise desselben Fahrzeugs stehen dafür zur Verfügung.

Die Zustandsanlage ersetzt weder deine Prüfung des Vertrags noch eine rechtliche Beurteilung. Prüfe insbesondere, ob dokumentierte Mängel, Formulierungen und gewählte Begrenzungen zum konkreten Vorgang passen.

Wichtig

Die Vertragsvorlagen sind nicht juristisch final freigegeben. Prüfe alle Inhalte vor Ausdruck und Unterschrift. Interne Status wie Entwurf oder Bereit zur Unterschrift sind keine Kundenzusage.

Wenn es nicht klappt

Prüfe, ob Kunde und Fahrzeug korrekt verknüpft sind. Bei einem Verkauf muss die Verkaufssteuerart bestätigt sein. Bei Kommission muss der passende Ankauf-/Kommissionskontext stimmen. Fehlt eine Zustandsanlage, prüfe, ob bereits eine Zustands-PDF für genau dieses Fahrzeug archiviert wurde.

Verkaufsbestellung und Bedingungen prüfen

Der Verkaufsdruck enthält eine verbindliche Gebrauchtwagen-Bestellung mit den hinterlegten Gebrauchtwagen-Verkaufsbedingungen, standardmäßig ZDK-Stand 08/2026. Organisationsweite Änderungen an den Vertragstexten wirken sich auf noch nicht freigegebene Entwürfe aus. Prüfe daher den gesamten Ausdruck samt Bedingungen, Sondervereinbarungen und gegebenenfalls Zustandsanlage. Die Kundensignatur steht im abschließenden Verkaufs-/Bedingungsabschnitt. Die technische Vorlage ersetzt keine rechtliche Prüfung des konkreten Vertrags.

Verkauf an einen EU-Geschäftskunden

Im Verkaufsvertrag kannst du Innergemeinschaftliche Lieferung (EU B2B) wählen. Prüfe das Kundenland, die USt-IdNr. des Kunden und den Kaufpreis netto. Ein vorhandener Preis wird unverändert übernommen und muss bewusst geprüft werden. Beide USt-IdNrn., die Lieferung und notwendige Nachweise sind fachlich zu prüfen; fehlende Angaben blockieren den Vertragsabschluss nicht automatisch. Die Auswahl bestätigt keine Steuerbefreiung. Bei einem §25a-Fahrzeug ist die steuerliche Behandlung gesondert zu klären.

Ankaufschein

Beim Ankauf wird ein Ankaufschein mit Verkäufererklärungen ausgegeben. Prüfe neben Fahrzeug- und Verkäuferdaten auch Übergabe, Zahlungsweise und sonstige Vereinbarungen im Ausdruck. Die Angaben stammen aus dem jeweiligen Vorgang und den Organisationsvorlagen.