Anleitung · Verträge und Rechnungen

Rechnungsentwurf vorbereiten

So erstellst und prüfst du einen Rechnungsentwurf aus Fahrzeug oder Lead, bevor du ihn finalisierst.

Kurzantwort

Jede Rechnung beginnt als bearbeitbarer Entwurf. Prüfe Kunde, Anschrift, Steuerart, Rechnungs- und Leistungsdatum, Positionen, Beträge und Druckvorschau vollständig. Erst danach nutzt du Finalisieren oder Finalisieren & senden.

Wann brauchst du das?

Wenn aus einem Fahrzeugverkauf oder Lead ein Rechnungsentwurf entstehen soll. Bei einer Fahrzeugrechnung muss vorher die Steuerart beim Verkauf am Fahrzeug bestätigt sein.

So gehst du vor

1. Öffne Fahrzeug, Lead oder den Rechnungsbereich.
2. Prüfe am Fahrzeug Steuerart beim Verkauf. Steht dort Noch prüfen, wähle zuerst Regelbesteuerung 19 % oder Differenzbesteuerung § 25a.
3. Starte einen neuen Rechnungsentwurf und prüfe Kunde, Fahrzeug sowie die übernommene Steuerart.
4. Kontrolliere die automatisch vorbereitete Fahrzeugverkauf-Position.
5. Ergänze oder nutze Positionsvorlagen.
6. Speichere den Entwurf.
7. Öffne Vorschau / Drucken und kontrolliere die Ausgabe. Wenn für deine Organisation vorgedrucktes Briefpapier eingerichtet ist, prüfe zusätzlich Auf Briefpapier.
8. Wenn alles stimmt, öffne die Rechnung und nutze den dokumentierten Finalisierungs- oder Versandweg.

Wichtig

Ein Entwurf besitzt noch keine finale Rechnungsnummer und kann weiter bearbeitet werden. Beim Finalisieren vergibt AutohausPilot eine fortlaufende Nummer, speichert die geprüften Rechnungsdaten als Snapshot und erzeugt eine private archivierte PDF. Danach sind normale Änderungen und Löschen gesperrt.

AutohausPilot erzeugt eine finale PDF-Rechnung, aber keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, kein PDF/A und keinen DATEV-Export. Steuerart und steuerliche Sonderfälle musst du fachlich prüfen. Die Verkaufssteuerart wird nicht automatisch aus Eigenbestand oder Kommission abgeleitet.

Wenn es nicht klappt

Prüfe, ob Organisation, Steuerkennung, Kunde, Anschriften, Rechnungsdatum, Leistungs-/Lieferdatum und mindestens eine Position vollständig sind. Bei Fahrzeugrechnungen prüfst du zusätzlich die bestätigte Verkaufssteuerart. Bei mehreren Interessenten am selben Fahrzeug sollte die Rechnung aus dem richtigen Lead gestartet werden.

Einleitung als Textvorlage wiederverwenden

Am Feld Einleitung wählst du Textvorlage wählen. Wähle eine aktive Vorlage, prüfe den Text für diese Rechnung und bestätige Text übernehmen. Der Text ersetzt die bisherige Einleitung; Positionen und Preise ändern sich dadurch nicht.

Über Als Vorlage speichern kannst du den Text unter einem Vorlagennamen für weitere Rechnungen ablegen. Entferne individuelle Kunden- und Fahrzeugdaten, die nicht in jede Rechnung gehören. Organisationsweit pflegst du solche Texte unter Einstellungen > Vorlagen.

Rechnung an einen EU-Geschäftskunden

Für einen entsprechenden Vorgang gibt es die Steuerart Innergemeinschaftliche Lieferung (EU B2B). Prüfe Land der Rechnungsadresse, USt-IdNr. des Kunden, die eigene USt-IdNr., den Nettopreis und die notwendigen Liefernachweise. Beim Wechsel der EU-Steuerart bleiben eingegebene Preise bestehen; kontrolliere den Betrag bewusst. Die Auswahl allein bestätigt keine Steuerbefreiung. Fehlende EU-spezifische Angaben sperren den Abschluss nicht automatisch. Bei §25a-Fahrzeugen muss die steuerliche Behandlung gesondert geklärt werden.

Fahrzeugdaten in der Vorschau

Prüfe bei Fahrzeugrechnungen auch Fahrzeugbezeichnung, FIN, Erstzulassung und Kilometerstand. Die Ausgabe übernimmt verfügbare Angaben aus dem Fahrzeug. Nach der Finalisierung bleibt der archivierte Rechnungsstand maßgeblich.

Rechnungen im Händleralltag

Die Übersicht zum Rechnungsprogramm zeigt dir den Zusammenhang zwischen Fahrzeugverkauf, Rechnungen und Belegen. Die einzelnen Klickwege findest du hier in der Hilfe.