Anleitung · Verträge und Rechnungen

Rechnung per E-Mail senden

So finalisierst und versendest du eine Rechnung oder sendest eine bereits finale Rechnung erneut.

Rechnungsübersicht in der bereinigten AutohausPilot Staging-Demo mit Rechnungsentwürfen und Status. — Bereinigte Staging-Demo: Vor dem E-Mail-Versand wird der Rechnungsentwurf in der Rechnungsakte geprüft.

Kurzantwort

Bei einem vollständigen Rechnungsentwurf kannst du Finalisieren & senden wählen. AutohausPilot finalisiert und archiviert zuerst die Rechnung und versendet danach die finale PDF über ein aktives Organisations-Mailkonto. Eine bereits finale Rechnung kannst du über Rechnung per E-Mail senden erneut versenden.

Vor dem Versand

Prüfe Kunde, Fahrzeug, Positionen, Steuerart, Beträge und Druckansicht.
Stelle sicher, dass die Kundenadresse stimmt oder trage den Empfänger bewusst ein.
Das ausgewählte Mailkonto muss aktiv, für Versand freigegeben und per SMTP getestet sein.
Entscheide bewusst, ob du nur finalisieren oder direkt finalisieren und senden willst.

Finalisieren und senden

Öffne den geprüften Rechnungsentwurf in der Detailansicht.
Wähle Finalisieren & senden.
Prüfe bei der ersten finalen Rechnung des Jahres die angezeigte Startnummer besonders sorgfältig.
Prüfe unter Von das Mailkonto.
Prüfe An und ergänze bei Bedarf CC oder BCC.
Lies Betreff und Nachricht vollständig. Die Standardtexte stammen aus den Vorlagen deiner Organisation und können für diesen Versand angepasst werden.
Wähle Finalisieren & senden erst, wenn Rechnung und E-Mail vollständig geprüft sind.
Prüfe die Erfolgsmeldung und bei Bedarf den neuen Eintrag unter Kommunikation.

Was wird protokolliert?

AutohausPilot legt einen ausgehenden Kommunikationseintrag mit Absender, Empfängern, Betreff, Nachricht und privatem finalen PDF-Anhang an. Bei erfolgreichem Versand wird auch der Rechnungsstatus entsprechend aktualisiert und der Vorgang protokolliert.

Wichtig

Wenn die Finalisierung erfolgreich war, der anschließende Mailversand aber fehlschlägt, bleibt die Rechnung final und unverändert. Behebe das Mailproblem und sende die bereits finale Rechnung erneut. Lege keinen zweiten Rechnungsentwurf nur wegen eines Versandfehlers an.

Wenn die Aktion fehlt

Prüfe Status, Pflichtdaten und Rechte. Finalisieren & senden erscheint nur bei einem finalisierbaren Entwurf. Rechnung per E-Mail senden setzt eine bereits finalisierte Rechnung und ein aktives, für Versand freigegebenes Mailkonto voraus.

Wenn der Versand fehlschlägt

Prüfe Standardkonto, SMTP-Test, Versand aktivieren, Empfängeradresse und Pflichtdaten der Rechnung. Ändere das Mailpasswort nur, wenn du einen neuen gültigen Wert vom Anbieter hast.