Anleitung · KI und Integrationen

Rechnungsentwürfe mit Codex vorbereiten

Bereite deutsche Rechnungsentwürfe mit eindeutigen Kunden, Preisen und Steuerangaben vor und prüfe die berechneten Summen.

Was Codex hier vorbereitet

search_invoice_drafts sucht normale Rechnungsentwürfe, get_invoice_draft liest einen gewählten Entwurf und prepare_invoice_draft bereitet die Anlage oder Bearbeitung vor. Unterstützt sind Rechnungen in EUR für deutsche Kunden mit Regelbesteuerung (regular) oder Differenzbesteuerung (differential_25a).

Finalisierte Rechnungen und Gutschriften gehören nicht zu diesen Werkzeugen. Fremdwährungen, Auslands- und besondere EU-Verfahren bearbeitest du direkt in der App. Eine bewusste Dokumentfreigabe ist ein separater Weg und erweitert den Rechnungsentwurf-Zugriff nicht.

So gehst du vor

1. Lass Kunde und gegebenenfalls Fahrzeug über die Suche eindeutig bestimmen. Prüfe, ob schon ein passender Entwurf besteht.
2. Kläre die Steuerart. Bei einem Fahrzeug muss sie zur bestätigten Steuerart beim Verkauf passen. Noch prüfen darf Codex nicht durch eine Vermutung ersetzen.
3. Nenne den vereinbarten Preis und seine Bedeutung. Für einen Fahrzeugverkauf kannst du einen ausdrücklichen Bruttopreis angeben oder vollständige Positionen vorgeben.
4. Lass den Entwurf vorbereiten. Kontrolliere Kunde, Fahrzeug, Titel, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Zahlungsziel, Positionen und die von AutohausPilot berechneten Summen in der Vorschau.
5. Lass Codex den Bestätigungsdialog öffnen. Prüfe die Angaben, setze die Bestätigung und nimm an. Falls dein Zugang den Dialog nicht unterstützt, öffne den angebotenen Freigabelink und speichere selbst im angemeldeten Browser.
6. Lass Codex den Status mit get_change prüfen. Das Ergebnis ist weiterhin ein Rechnungsentwurf.

Preise und Positionen eindeutig angeben

Beim Fahrzeug-Bruttopreis (gross_price) erzeugt die App die passende Fahrzeugposition. Dieser Weg erfordert ein Fahrzeug und darf nicht gleichzeitig mit eigenen Positionen verwendet werden. Der Preis wird nicht still aus dem Plan-VK als vereinbart übernommen.

Bei eigenen Positionen sind Beschreibung, Menge, Einzelpreis (unit_price) und Steuersatz ausdrücklich anzugeben. Bei Regelbesteuerung ist der Einzelpreis netto; bei § 25a ist er der Endpreis ohne gesonderten Steuerausweis. Zulässige Positionssteuersätze sind 0, 7 und 19 Prozent; die App prüft zusätzlich ihre Vereinbarkeit mit der gewählten Fahrzeugsteuerart. Für Differenzbesteuerung ist ein Fahrzeug mit bestätigter passender Steuerart erforderlich.

Codex soll keine Steuerentscheidung für dich treffen. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden vor der Vorbereitung geklärt. Falls ein Bruttopreis wegen der Positionsrundung nicht centgenau abgebildet werden kann, prüfst du die Positionen direkt in der App. Maßgeblich für die Vorschau sind die serverseitig berechneten Summen.

Bearbeiten und Grenzen

Bestehende Entwürfe können innerhalb der unterstützten Felder geändert werden. Ein Kundenwechsel bei vorhandener kundenspezifischer USt-ID muss direkt in der App geprüft werden. Haben sich Kunde, Fahrzeug oder Entwurf nach Erstellung der Vorschau geändert, kann die Freigabe wegen eines Konflikts scheitern; dann lässt du den aktuellen Stand neu vorbereiten.

Das Leistungsdatum darf im Entwurf noch fehlen. Für die spätere Finalisierung bleibt es Pflicht. Codex vergibt keine Rechnungsnummer, finalisiert nicht, verschickt keine Rechnung und ändert durch die Entwurfsanlage nicht den Fahrzeug-Plan-VK.

Wenn der Entwurf stimmt, führst du Finalisierung und Versand direkt in AutohausPilot durch. Die dortigen Pflichtangaben und Prüfungen gelten unverändert.