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Workflow · Erste Schritte

AutohausPilot mit der Einrichtung startklar machen

So ergänzt du die wichtigen Autohausdaten genau dann, wenn du sie für Rechnungen, Kundenmails oder weitere Funktionen brauchst.

Kurzantwort

Nach der Onlinebuchung startest du auf Loslegen. Rechnungen vorbereiten führt direkt zu den dafür benötigten Angaben. Unter Einstellungen > Einrichtung findest du alle Einrichtungsbereiche in einer aufklappbaren Übersicht. Ergänze, was du für deinen nächsten Arbeitsvorgang brauchst; fehlende optionale Angaben verhindern nicht die übrige Arbeit.

Wer kann die Einrichtung öffnen?

Die Einrichtung ist für Owner und Admins sichtbar, die die Organisation verwalten dürfen. Normale Mitarbeiter sehen diese Verwaltungsseite nicht. Loslegen ist ein eigener Einstieg für den Owner.

Bei einer Onlinebuchung sind Unternehmensanschrift und AVV bereits Teil des Abschlusses. Prüfe die übernommenen Angaben, statt alles neu anzulegen. Ein vorhandener AVV-Nachweis bleibt im Vertragsbereich erreichbar.

Die Einrichtungsbereiche

  1. Autohausdaten: Prüfe Name, rechtlichen Namen, Kontakt, Adresse und Land. Beim Speichern wird auch der Hauptstandort angelegt oder aktualisiert.
  2. Rechnungen vorbereiten: Prüfe Rechnungsanschrift, Bankverbindung und Steuerangaben. Spätestens vor der ersten endgültigen Rechnung muss mindestens eine Steuernummer oder USt-IdNr. hinterlegt sein. Ohne diese Angabe kannst du weiterhin Fahrzeuge, Kunden und Entwürfe bearbeiten.
  3. Logo & Auftritt: Lade freiwillig Logo und Beleglogo hoch und wähle die Akzentfarbe. Du kannst das normale Logo auch als Beleglogo verwenden.
  4. Vorlagen: Ergänze und prüfe die Standardtexte für Verträge, Rechnungen, Probefahrt und Formulare. Sie sind nicht individuell rechtlich geprüft. Lass rechtlich relevante Texte für deinen Betrieb prüfen oder ersetze sie durch eigene geeignete Texte.
  5. E-Mail-Versand: Richte Standard-Absender und SMTP ein, wenn du E-Mails direkt aus AutohausPilot senden möchtest.
  6. Einkaufsrahmen: Hinterlege eine oder mehrere Finanzierungsquellen für den Fahrzeugankauf. Du kannst diesen Schritt auch später erledigen.
  7. Optionale Erweiterungen: Sieh dein KI-Guthaben an und richte mobile.de und Fixkosten nur ein, wenn du sie brauchst. Für die enthaltene KI eines bezahlten Zugangs brauchst du keinen eigenen API-Schlüssel. Als Owner kannst du unter Einstellungen > Teamzugänge Mitarbeiter innerhalb deines Tariflimits einladen. Weitergehende Änderungen erklärt die Rollenhilfe.
  8. AVV abschließen: Falls noch kein AVV vorliegt, ergänze die notwendigen Parteiangaben und schließe den Auftragsverarbeitungsvertrag elektronisch ab. Du kannst den Schritt zunächst mit Später erledigen aufschieben.

Öffne den gewünschten Bereich in der Übersicht und speichere deine Angaben. Ein bewusst übersprungenes Logo gilt als erledigt; fehlende Pflichtangaben bleiben dagegen offen.

Was du später ergänzen kannst

Diese Schritte blockieren die manuelle Fahrzeug- und Kundenanlage nicht. Zum Schreiben von Kundenmails, auch von KI-Entwürfen, muss jedoch zuerst der E-Mail-Versand eingerichtet sein. Die E-Mail-Seite bietet dafür einen direkten Einrichtungslink. Bevor du echte personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern oder anderen Dritten verarbeitest, solltest du den AVV jedoch abschließen.

Danach direkt arbeiten

Am Ende der Einrichtung findest du Schnellstarts für Fahrzeugschein-Import, manuelle Fahrzeuganlage, neue Anfrage und Beleg-Upload. So wechselst du vom Setup direkt in einen echten Arbeitsvorgang.

Wenn der Dashboard-Hinweis bleibt

Öffne die Einrichtung und prüfe, welcher Schritt noch offen ist. Ein Schritt, den du mit Später einrichten oder Später erledigen verlässt, bleibt bewusst offen. Die Einrichtung und der AVV bleiben jederzeit unter Einstellungen erreichbar.