Anleitung · Organisation und Benutzer
Textvorlagen für Verträge, Formulare und E-Mails anpassen
So änderst du organisationsweite Standardtexte, nutzt Platzhalter sicher und setzt eine Vorlage bei Bedarf zurück.
Kurzantwort
Unter Einstellungen > Vorlagen pflegst du die Standardtexte deiner Organisation. Die Texte werden je nach Vorlage in Verträgen, Zulassungsvollmacht, SEPA-Mandat, Probefahrtvereinbarung, Probefahrt-E-Mails und Rechnungs-E-Mails verwendet.
Eine Vorlage bearbeiten
- Öffne Einstellungen > Vorlagen.
- Filtere nach Bereich oder wähle die passende Verwendung, zum Beispiel Probefahrt oder Verkaufsvertrag.
- Öffne die gewünschte Vorlage.
- Ändere Betreff, Text oder die einzelnen Abschnitte.
- Lass die Vorlage Aktiv, wenn sie weiterhin verwendet werden soll.
- Speichere und prüfe das Ergebnis in der passenden Druckansicht oder E-Mail-Vorschau.
Welche Vorlagen gibt es?
- Vertragsbedingungen und Schlussbestätigungen für Verkauf, Ankauf und Kommission
- Texte für Zulassungsvollmacht und SEPA-Mandat
- Vereinbarung, Sonderbedingungen und Rückgabeabschnitt für Probefahrten
- Probefahrtbestätigung und Probefahrterinnerung per E-Mail
- E-Mail-Texte für Rechnungsentwürfe und finale Rechnungen
- Einleitung für den Rechnungsentwurf aus der Fahrzeugakte
Platzhalter richtig verwenden
Verfügbare Platzhalter werden an der Vorlage angezeigt, etwa {{ kunde.name }} oder {{ organisation.name }}. Ändere die Schreibweise innerhalb der doppelten geschweiften Klammern nicht. Nur angezeigte Platzhalter sind für die jeweilige Vorlage vorgesehen.
Auf Standard zurücksetzen
Wenn eine Vorlage nicht mehr passt, öffne sie und wähle Auf Standard zurücksetzen. Prüfe die Bestätigung sorgfältig: Eigene Änderungen an dieser Vorlage werden durch den aktuellen Standard ersetzt.
Fehlen nach einer älteren Einrichtung Standardvorlagen, kannst du in der Vorlagenliste Standardvorlagen ergänzen nutzen.
Wichtig
Die bereitgestellten Vorlagen sind nicht individuell rechtlich für deinen Betrieb geprüft. Lass insbesondere AGB, Vertragsbedingungen und Probefahrtregelungen prüfen oder ersetze sie durch eigene geeignete Texte. Auch Steuerangaben und Mailtexte prüfst du vor der Verwendung. Im ersten App-Rundgang bestätigst du, dass du diesen Hinweis gelesen hast; die Bestätigung ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Eigene Einleitungsvorlagen für Rechnungen
Im Rechnungsentwurf kannst du direkt am Feld Einleitung über Als Vorlage speichern einen benannten Textbaustein anlegen. Entferne individuelle Kundendaten vor dem Speichern. Bei der nächsten Rechnung findest du aktive Vorlagen unter Textvorlage wählen und kannst den Text vor Text übernehmen für diese Rechnung anpassen.
Unter Einstellungen > Vorlagen lassen sich diese Vorlagen zusätzlich verwalten. Das Einfügen ersetzt nur die Einleitung der aktuellen Rechnung. Es verändert weder Positionen noch Preise oder bereits finale Rechnungen.