Anleitung · Organisation und Benutzer

Textvorlagen für Verträge, Formulare und E-Mails anpassen

So änderst du organisationsweite Standardtexte, nutzt Platzhalter sicher und setzt eine Vorlage bei Bedarf zurück.

Kurzantwort

Unter Einstellungen > Vorlagen pflegst du die Standardtexte deiner Organisation. Die Texte werden je nach Vorlage in Verträgen, Zulassungsvollmacht, SEPA-Mandat, Probefahrtvereinbarung, Probefahrt-E-Mails und Rechnungs-E-Mails verwendet.

Eine Vorlage bearbeiten

1. Öffne Einstellungen > Vorlagen.
2. Filtere nach Bereich oder wähle die passende Verwendung, zum Beispiel Probefahrt oder Verkaufsvertrag.
3. Öffne die gewünschte Vorlage.
4. Ändere Betreff, Text oder die einzelnen Abschnitte.
5. Lass die Vorlage Aktiv, wenn sie weiterhin verwendet werden soll.
6. Speichere und prüfe das Ergebnis in der passenden Druckansicht oder E-Mail-Vorschau.

Welche Vorlagen gibt es?

• Vertragsbedingungen und Schlussbestätigungen für Verkauf, Ankauf und Kommission
• Texte für Zulassungsvollmacht und SEPA-Mandat
• Vereinbarung, Sonderbedingungen und Rückgabeabschnitt für Probefahrten
• Probefahrtbestätigung und Probefahrterinnerung per E-Mail
  • E-Mail-Texte für Rechnungsentwürfe und finale Rechnungen
• Einleitung für den Rechnungsentwurf aus der Fahrzeugakte

Platzhalter richtig verwenden

Verfügbare Platzhalter werden an der Vorlage angezeigt, etwa {{ kunde.name }} oder {{ organisation.name }}. Ändere die Schreibweise innerhalb der doppelten geschweiften Klammern nicht. Nur angezeigte Platzhalter sind für die jeweilige Vorlage vorgesehen.

Auf Standard zurücksetzen

Wenn eine Vorlage nicht mehr passt, öffne sie und wähle Auf Standard zurücksetzen. Prüfe die Bestätigung sorgfältig: Eigene Änderungen an dieser Vorlage werden durch den aktuellen Standard ersetzt.

Fehlen nach einer älteren Einrichtung Standardvorlagen, kannst du in der Vorlagenliste Standardvorlagen ergänzen nutzen. Bestehende Vorlagen werden dabei nicht als freie Kopien gelöscht.

Wichtig

Vertragstexte und rechtlich relevante Formulierungen bleiben in deiner Verantwortung. Eine technisch verfügbare Vorlage ist keine juristische Freigabe. Prüfe insbesondere Vertragsbedingungen, Probefahrtregelungen, Steuerangaben und E-Mail-Texte für deinen Betrieb.