Workflow · Organisation und Benutzer

Vertrag, Datenschutz und AVV verwalten

So findest du Vertragsnachweise und schließt den Auftragsverarbeitungsvertrag für dein Autohaus elektronisch ab.

Kurzantwort

Als Owner findest du unter Einstellungen > Vertrag & Datenschutz die Vertrags- und Datenschutzunterlagen deiner Organisation. Dort kannst du auch den Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV, elektronisch abschließen und den gespeicherten Nachweis später erneut abrufen.

Wer kann den Bereich öffnen?

Der Bereich ist dem Owner der Organisation vorbehalten. Mitarbeiter sehen Vertragsunterlagen, SaaS-Abrechnung, Kündigung und Datenexport nicht. Stelle deshalb sicher, dass der Abschluss durch eine vertretungsberechtigte Person erfolgt.

Zustimmung bei der Onlinebuchung

Bei einer neuen Onlinebuchung bestätigst du vor der Zahlung die Online-AGB, den Tarif und den AVV für dein Unternehmen. Den persönlichen Zugang und die E-Mail-Bestätigung richtest du nach der Zahlung ein. Deine Buchungsbestätigung enthält die vorgesehenen Vertragsunterlagen; die Nachweise bleiben unter Vertrag & Datenschutz abrufbar. Ein bereits abgeschlossener AVV muss nicht nochmals im Einrichtungsassistenten abgeschlossen werden.

Abonnement und Zahlung öffnen führt bei Online-Abos zu Zahlung, Rechnungen und Kündigung. Die Buchungs- und Tarifhilfe erklärt den Ablauf.

Zustimmung bei bestehenden Einladungen

Beim ersten Owner-Zugang werden die geltenden AGB angenommen und die Datenschutzhinweise separat bestätigt. Bei Mitarbeiterzugängen wird nur die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise bestätigt. AutohausPilot speichert die jeweilige Fassung und den technischen Nachweis der Bestätigung.

Wenn noch kein AVV vorliegt

1. Öffne Einstellungen > Vertrag & Datenschutz. Während der Ersteinrichtung kannst du den AVV auch im letzten Schritt des Assistenten öffnen.
2. Prüfe die Organisation und ergänze die abgefragten Parteiangaben.
3. Lies den vollständigen Auftragsverarbeitungsvertrag.
4. Bestätige, dass du berechtigt bist, für das Unternehmen zu handeln.
5. Schließe den AVV elektronisch ab.

AutohausPilot speichert die vereinbarte Fassung mit Version, Zeitpunkt und Prüfnachweis. Der Abschluss ist anschließend dauerhaft in diesem Bereich abrufbar; zusätzlich erhältst du die Bestätigung per E-Mail.

AVV zunächst aufschieben

Im Einrichtungsassistenten kannst du Später erledigen wählen. Dadurch wird die normale Nutzung technisch nicht blockiert. Bevor du echte Kunden-, Mitarbeiter- oder andere personenbezogene Drittdaten in AutohausPilot verarbeitest, solltest du den AVV abschließen.

Wichtig

Der AVV regelt die Auftragsverarbeitung zwischen deinem Autohaus und AutohausPilot. Er ersetzt keine eigene rechtliche Prüfung deiner betrieblichen Prozesse. Wenn Organisations- oder Vertretungsdaten nicht stimmen, korrigiere zuerst die Stammdaten und starte den Abschluss danach erneut.