Anleitung · Kommunikation und E-Mail

Mail-Anhänge in Eingang oder Fahrzeugakte übernehmen

So prüfst du die Einordnung von E-Mail-Anhängen und legst sie im Eingang oder in der Fahrzeugakte ab.

Kurzantwort

Diese Anleitung gilt für bereits in AutohausPilot gespeicherte Anhänge. Neue eingehende E-Mails liest du in deinem Mailprogramm. Speichere dort benötigte Dateien und lade sie anschließend in AutohausPilot über den Dokumenteneingang oder direkt in die passende Akte hoch.

E-Mail-Anhänge können aus einem Kommunikationseintrag in den Eingang übernommen oder direkt als Fahrzeugdokument abgelegt werden. AutohausPilot ordnet den Dateityp anhand von Endung und MIME-Typ als Sicher, Prüfen oder Blockiert ein. Diese Kennzeichnung ist keine Virenprüfung.

Was die Kennzeichnung bedeutet

• Sicher: Der Dateityp wird als unterstützt eingeordnet, zum Beispiel PDF, Bild oder Textdatei. Das ist keine Zusage, dass die Datei frei von Schadsoftware ist.
• Prüfen: Der Dateityp ist weder blockiert noch als unterstützter Standardtyp erkannt. Prüfe Herkunft und Inhalt, bevor du den Anhang einzeln ablegst. Die Kennzeichnung verlangt keinen formalen Freigabeschritt und sperrt die Einzelablage nicht grundsätzlich.
• Blockiert: Der Dateityp darf nicht abgelegt werden, etwa bei ausführbaren oder anderen gesperrten Dateien.

Wann brauchst du das?

Wenn ein Kunde oder Partner Dokumente per Mail schickt: Fahrzeugschein, Kaufvertrag, Rechnung, Ausweis, Bilder oder andere Unterlagen.

Einzelnen Anhang ablegen

1. Öffne Kommunikation.
2. Öffne die betroffene E-Mail.
3. Gehe zum Bereich Anhänge.
4. Prüfe die Dateityp-Kennzeichnung sowie Herkunft und Inhalt des Anhangs.
5. Nutze In Eingang, wenn du die Datei später sortieren willst.
6. Wähle Als Fahrzeugdokument, wenn Fahrzeug und Dokumenttyp klar sind.
7. Setze Fahrzeug, Kunde und Dokumenttyp.
8. Speichere die Ablage.

Mehrere sichere Anhänge übernehmen

1. Öffne den Kommunikationseintrag.
2. Nutze Sichere Anhänge in Eingang.
3. Wähle Ablageart: Dokument, Foto oder Eingangsbeleg.
4. Setze bei Bedarf Fahrzeug, Kunde und Dokumenttyp.
5. Speichere.

Die Sammelaktion übernimmt nur als Sicher eingeordnete Anhänge. Anhänge mit Prüfen werden ausgelassen; bei ihnen ist nach deiner Prüfung die Einzelablage über In Eingang oder Als Fahrzeugdokument möglich. Blockierte Typen werden auch einzeln nicht abgelegt.

Wichtig

Bei der Ablage wird eine private Kopie erstellt. Der ursprüngliche Mailanhang bleibt bestehen. Auch bei der Kennzeichnung Sicher solltest du nur Dateien aus nachvollziehbarer Herkunft übernehmen.

Wenn es nicht klappt

Prüfe zuerst die Kennzeichnung. Wenn die Datei blockiert ist, fordere sie in einem unterstützten Format neu an, zum Beispiel als PDF oder Bild. Fehlt ein Prüfen-Anhang nach der Sammelaktion, wurde er bewusst ausgelassen. Wenn Fahrzeug oder Kunde fehlt, lege einen zulässigen Anhang zuerst in den Eingang und ordne ihn dort sauber zu.